Anonymiser les réponses de votre enquête, un gage de sécurité et de respect du RGPD

Mis à jour le 16 août 2021

Vous avez terminé votre enquête en ligne, et vous disposez maintenant d’un ensemble de réponses à consulter, analyser, exploiter… et transmettre. Quelles informations avez-vous le droit ou non de transmettre à d’autres personnes ? Comment vous assurer de protéger au mieux vos répondants et vous-même ? Cet article vous aidera à y voir plus clair, et donne une méthode simple et efficace pour anonymiser les réponses de votre enquête !

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Rappel sur les données personnelles

Les réponses à votre enquête sont considérées comme des données personnelles à partir du moment où elles permettent d’identifier les répondants. C’est notamment le cas si vous collectez l’un de ces points :

• Nom et prénom
• Adresse e-mail
• Numéro de téléphone
• Adresse IP
• Autre identifiant (numéro client, numéro de commande, matricule, numéro de sécurité sociale…)
• Plusieurs données dont le recoupement permet d’identifier (ou presque) la personne : le poste, l’ancienneté et le site géographique d’un employé par exemple, ou le produit acheté, la boutique et la date d’achat pour un client.

Anonymiser les réponses, pourquoi ?

Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) amène un certain nombre d’obligations dans le cadre des enquêtes en ligne (j’en dis plus dans cet article). Notamment, le RGPD implique de ne pas transmettre les données personnelles à ceux qui n’ont pas besoin.

Or, vous serez peut-être amené à transmettre les résultats de l’enquête à d’autres personnes, en interne (collègues, collaborateurs, chefs…) ou en externe (prestataires, partenaires…). De manière générale, ces personnes n’auront pas besoin des données personnelles, dans le sens où elles n’auront pas besoin de relier chaque réponse à un répondant. C’est notamment le cas dans mes prestations : dans la grande majorité des cas, je n’ai pas besoin de savoir qui a dit quoi pour analyser les réponses (le contexte, les objectifs de l’enquête et la nature des répondants sont beaucoup plus importants).

La meilleure pratique (et celle dictée par le RGPD) est d’anonymiser les réponses avant de les communiquer à d’autres parties (moi y compris, donc).

Comment anonymiser les réponses

Anonymiser les réponses signifie séparer les réponses de leur auteur. Voici le guide, étape par étape, pour anonymiser les réponses sans perdre d’informations pour autant :

1. Générez l’export des réponses

Pour commencer, générer l’export des réponses au format tableur : Excel, Google Sheets, Open Office, Libre Office… Prenez votre outil préféré ! J’utiliserai Excel dans les illustrations de cet article.

Sur Excel, je vous recommande de créer un tableau (Sélectionnez vos données, puis Insertion > Tableau), qui vous permettra de plus facilement gérer, trier et filtrer vos données.

Voici à quoi cela devrait ressembler :

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2. Créez un identifiant unique par participant

Dans votre tableau, ajouter ensuite une colonne que vous nommerez “identifiant” (ou “ID” si vous préférez).

Attention : si vous créez cette colonne en première position, elle ne sera pas par défaut incluse dans le tableau

Votre colonne est vide pour l’instant. Dans la cellule de la première ligne (sous le titre “identifiant”), entrez 1. Dans la cellule du dessous, entrez 2. Puis sélectionnez ces deux cellules, placez votre souris dans le coin inférieur droit de la sélection, cliquez et tirez jusqu’en bas du tableau.

Félicitations, chacun de vos répondants a maintenant un identifiant unique ! Et puisque cet identifiant a été créé pour l’occasion, il n’y a aucune manière de savoir qui se cache par exemple derrière le répondant 23 sans avoir ce tableau.

3. Enregistrez votre copie personnelle

Maintenant, enregistrez une copie de document, par exemple en ajoutant “ – données personnelles” à la fin du nom du fichier. Ce tableau sera à diffuser le moins possible (voire pas du tout) et sera le seul moyen de faire le lien entre les répondants et leurs réponses.

4. Supprimez les données d’identification

Maintenant, supprimez les colonnes correspondant aux données d’identification (nom, adresse mail, adresse IP…)

5. Enregistrez le nouveau document

Vous pouvez maintenant enregistrer ce nouveau document “anonyme”, par exemple en ajoutant “ – anonyme” à la fin du nom du fichier. Ce tableau-là peut être partagé plus largement : les personnes qui le recevront ne sauront pas qui a dit quoi. L’information n’est pas perdue pour autant : à partir de l’identifiant, vous pourrez retrouver le répondant à partir de la première sauvegarde, ce que les autres personnes ne pourront pas faire.

Conclusion

Vous savez maintenant comment anonymiser (au moins en partie) vos résultats !

Il est à noter que le RGPD ne s’applique pas dans tous les cas de figure – cela peut être le cas quand vous interrogez des contacts professionnels (vous interrogez alors une fonction plutôt qu’une personne) ou des employés. Cependant, je vous recommande fortement d’utiliser cette méthode, et de manière générale de veiller à la sécurité et à la confidentialité des réponses. Bien sûr, les personnes à qui vous vous adressez ne sont ni mal intentionnées ni négligentes ! Mais à chaque personne avec qui vous partagez les résultats, c’est un risque potentiel supplémentaire. Prendre vos précautions est encore le meilleur de protéger vos répondants et vous-même !

Quoi qu’il en soit, si vous avez besoin d’aide pour l’analyse de vos réponses, ou à tout autre moment de votre enquête en ligne, n’hésitez pas à faire appel à un spécialiste 🙂

PS : les données présentées en exemple ci-dessus sont évidemment des donnés bidons, et des réponses qui n’auraient pas beaucoup d’intérêt “dans la vraie vie”. Il s’agissait uniquement d’illustrer les manipulations sur Excel. Pour ceux que ça intéresserait, j’ai utilisé GenerateData.com pour les générer en quelques clics.

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