À quelle fréquence réaliser une enquête pulse ?

Les enquêtes pulse sont des baromètres internes auprès des employés d’une entreprise, qui viennent en complément ou en remplacement des classiques baromètres d’engagement menés tous les 1 à 2 ans, et comportant plusieurs dizaines (voire centaines) de questions. Plus courts et plus fréquents, ils se veulent un moyen dans l’air du temps de garder le contact avec les collaborateurs.

À quelle fréquence les mener ? Il n’y a pas de réponse universelle, mais je recommande une enquête tous les 2 à 6 mois si le questionnaire est identique d’une vague à l’autre, et toutes les 1 à 4 semaines si les questions changent à chaque vague, avec un temps de restitution des résultats tous les 1 à 2 mois. Le bon rythme dépend des organisateurs, des répondants et surtout des destinataires des résultats, qui doivent avoir le temps d’agir.

Les critères de choix

Il n’y a pas une fréquence idéale universelle : la fréquence adaptée variera en fonction des cas de figure. En premier lieu, elle tiendra compte des besoins et contraintes des différentes parties prenantes :

Les organisateurs

Organiser une enquête peut parfois prendre du temps et de l’énergie, et s’avérer être un sujet complexe (c’est un peu le sujet de ce site après tout :P ). Donc la fréquence de l’enquête doit permettre à ses organisateurs de tenir le rythme à chaque vague : récupérer la liste des participants, configurer l’enquête, gérer la communication… tout ça en plus de leurs tâches quotidiennes, bien sûr (il y a rarement une personne à temps plein sur une enquête).

Cependant, l’aspect récurrent des enquêtes pulse facilite grandement la logistique des enquêtes, et de plus en plus de solutions automatisent tout ou partie des tâches redondantes, rendant la gestion bien plus simple. Tout cela fait que les organisateurs sont de moins en moins un facteur limitant pour déterminer la fréquence.

Les répondants

Du côté des répondants, vous devez trouver un juste équilibre : il faut que les enquêtes soient réalisées suffisamment souvent pour donner aux collaborateurs le sentiment d’être écouté, mais pas trop pour ne pas lasser ou donner l’impression que rien n’est fait à partir des résultats (ce qui finit par se voir sur le taux de participation). Cela veut-il dire qu’il faut les interroger tous les jours, toutes les semaines, tous les mois, tous les ans ? Cela dépendra de votre contexte, de vos objectifs, et du contenu de votre enquête (est-il fixe ou change-t-il à chaque itération ?).

Mais revenons d’abord sur quelques idées reçues. Celle que j’entends le plus revenir est que les jeunes générations ont plus besoin d’être écoutés, plus souvent, voire en continu, et qu’il faut donc interroger les collaborateurs au moins toutes les semaines pour leur donner satisfaction. C’est faux. Ou, pour être plus nuancé, beaucoup trop réducteur.

D’une part, il s’agit d’une tendance culturelle de fond : ce besoin de s’exprimer, d’être écouté, n’est pas exclusif aux jeunes générations, mais se ressent à tous les niveaux : l’entreprise d’aujourd’hui n’est pas celle d’il y a 20 ans, et les millennials ne sont qu’un symptôme de cette transformation… pas la cause.

D’autre part, car ce n’est pas ce que j’ai observé : ayant réalisé pour mes clients des enquêtes pulse trimestrielles, j’ai interrogé les collaborateurs sur la fréquence de ces enquêtes : les trouvaient-ils trop rapprochées, à la bonne fréquence ou trop éloignées ? Dans ces enquêtes, environ 30 % auraient certes préféré une fréquence mensuelle… Mais cela reste deux fois moins que les quelque 60 % pour qui la fréquence trimestrielle était adaptée ! Ce sont des résultats tirés de mes missions, pas une étude générale. Ces collaborateurs (dont une grande part de millennials) n’ont pas tant besoin de l’ouverture d’un « micro » en permanence - heureusement d’ailleurs, ce serait très superficiel - que de l’assurance que leurs retours seront pris en compte !

Les destinataires des résultats

On en vient ainsi à la troisième population : les destinataires des résultats, à savoir les managers, RH et dirigeants. Pour s’assurer que les retours des collaborateurs soient pris en compte, il faut que ces destinataires prennent le temps de se pencher sur les résultats : en prendre connaissance, les interpréter, mettre en place des actions correctives, créer des groupes de travail, communiquer sur ce qui a été fait…

A une fréquence hebdomadaire (ou pire, quotidienne), ces acteurs ne pourront pas prendre le temps d’effectuer ce travail à chaque itération : il leur faudra donc, à intervalle régulier, se pencher sur les résultats des dernières enquêtes. Si cela s’inscrira sans aucun doute dans la routine des responsables RH, il paraît beaucoup plus incertain que tous les managers se plient à l’exercice. A l’opposé, une enquête tous les six mois est un événement, et ses résultats ont plus de chances d’être regardés sérieusement par tous.

Quelle fréquence choisir ?

Adaptez la fréquence à votre situation

C’est très bien tout cela, mais quelle fréquence choisir finalement ? Il n’y a pas une bonne réponse universelle ! Cela dépendra de votre cas de figure :

• Si votre enquête est fixe, identique d’une itération à l’autre, je vous recommande une enquête tous les 2 à 6 mois.
• Si les questions de votre enquête sont différentes à chaque itération, vous pouvez en effectuer une toutes les 1 à 4 semaines. Je vous recommande également d’introduire une « routine » tous les 1 à 2 mois, pour communiquer sur les résultats reçus sur les dernières itérations, ce que vous en retenez, et donner un temps dédié aux managers pour s’approprier les résultats et se lancer dans l’action.

Et comment êtes-vous censé choisir entre le haut et le bas de la fourchette ? Cela dépendra de votre contexte :

• Si le climat de l’entreprise est tendu, ou l’actualité chargée, vous avez intérêt à augmenter la fréquence
• Si vous disposez d’autres dispositif d’écoute et d’échange avec les collaborateurs, vous pouvez diminuer la fréquence
• Votre culture d’entreprise et la volonté des dirigeants feront le reste !

Pour le choix des dates de chaque vague (jours d’envoi, périodes à éviter, durée d’ouverture), voir quand lancer votre enquête en ligne.

Mon format favori

Si je ne devais retenir qu’un dispositif, je vous recommanderais un format hybride, composé :

• D’un tronc commun d’enquête, avec des questions fixes posées à chaque itération : une note de satisfaction globale, une ou deux questions ouvertes (points forts et points d’amélioration) et vos 5 à 15 indicateurs principaux
• Un zoom thématique différent à chaque itération : un ensemble de 5 à 15 questions et indicateurs pour étudier en détail un sujet précis (management, cadre de travail, équilibre pro/perso, rémunération, formation…)

Cette enquête peut être menée par exemple tous les 2 mois. Mais n’oubliez pas : cette fréquence pourra et devra être adaptée en fonction de votre contexte ! Je détaille une structure de ce type, avec ses questions, dans ma structure d’enquête préférée.

En résumé

• Il n’y a pas de fréquence idéale universelle pour une enquête pulse : elle dépend des organisateurs, des répondants et des destinataires des résultats.
• Si le questionnaire est identique à chaque vague, je recommande une enquête tous les 2 à 6 mois.
• Si les questions changent à chaque vague, une enquête toutes les 1 à 4 semaines est possible, avec un temps de restitution des résultats tous les 1 à 2 mois.
• Augmentez la fréquence si le climat est tendu ou l’actualité chargée ; diminuez-la si d’autres dispositifs d’écoute existent déjà.
• Plus que d’être interrogés en continu, les collaborateurs attendent que leurs retours soient pris en compte : la fréquence doit laisser aux managers le temps d’agir.